Warum gute Fragen manchmal unbeliebt machen

Wer eine Lücke aufdeckt erzeugt Arbeit. Es gibt einen Weg das zu tun ohne dafür zum Problem zu werden.

Es gibt eine unangenehme Erfahrung die fast jeder macht der anfängt die richtigen Fragen zu stellen. Die Frage war sachlich völlig berechtigt und sie hat auch tatsächlich etwas bewegt. Und trotzdem ist die Stimmung danach spürbar kühler als vorher und du gehst mit einem komischen Gefühl aus dem Raum. Das liegt nicht daran dass du etwas falsch gemacht hättest. Es liegt an einer Mechanik die in jedem Team wirkt und über die selten jemand offen spricht.

Aufdecken erzeugt Arbeit

Jede ungeklärte Zuständigkeit und jeder vermiedene Punkt hat einen stillen Vorteil für alle Beteiligten. Solange niemand zuständig ist muss auch niemand etwas tun. In dem Moment in dem du die Lücke benennst verschwindet dieser Vorteil und zwar für alle gleichzeitig. Deine Kollegen reagieren dann gar nicht auf deine Frage. Sie reagieren auf das was gleich auf ihrem Tisch landen könnte. Und das ist nachvollziehbar auch wenn es im Ergebnis ziemlich nervt. Niemand im Raum ist in diesem Moment der Böse und trotzdem entsteht Widerstand.

Wer alles aufdeckt was offen ist wird selbst zur Belastung. Die Auswahl gehört zur Fähigkeit dazu.

Das ist vermutlich die unbequemste Einsicht zu diesem Thema. Es reicht nicht dass eine Frage berechtigt ist. Du musst auch entscheiden welche berechtigte Frage du heute stellst und welche du liegen lässt. Wer diese Auswahl nicht trifft verliert irgendwann das Gehör für alle seine Fragen.

Der entscheidende Unterschied liegt in der Rahmung

Die ehrliche Antwort lautet fast immer dass eine Klärung mehr Arbeit spart als sie kostet. Jede ungeklärte Zuständigkeit erzeugt laufend Nacharbeit und Rückfragen und doppelte Wege. Nur sagt das eben niemand dazu und deshalb hört es auch niemand mit. Wenn du eine Lücke benennst dann benenne im selben Atemzug was sie gerade kostet. Nicht als Drohung und nicht als Vorwurf sondern als schlichte Rechnung. Aus einer Aufdeckung wird damit ein Angebot und das verändert die Reaktion im Raum vollständig.

Die Frage lautet nicht wer hat hier etwas versäumt. Sie lautet wie viel Nacharbeit entsteht gerade dadurch dass das offen ist. Das funktioniert allerdings nur wenn es stimmt. Wenn du eine Klärung als Entlastung verkaufst und am Ende doch nur zusätzliche Arbeit entsteht dann hast du diesen Weg für die Zukunft verbaut.

Vier Regeln die den Unterschied machen

1. Benenne die Lücke und nicht die Person. Hier ist keine Zuständigkeit geklärt erzeugt Nachdenken. Du hast das nicht geklärt erzeugt Verteidigung. Der Inhalt ist identisch und die Wirkung ist es nicht einmal annähernd.

2. Vergib Verantwortung statt sie zuzuweisen. Ein Ansprechpartner ist eine Rolle und kein Schuldiger. Dieser Unterschied liegt mehr im Tonfall als in den Worten und er entscheidet darüber ob jemand die Rolle annimmt oder sie abwehrt.

3. Sprich heikle Punkte erst einzeln an und dann in der Runde. Wer im Meeting als Erster von einer unangenehmen Frage hört der verteidigt sich fast automatisch weil die anderen zuschauen. Wer sie vorher schon kennt kann mitdenken. Das kostet dich zehn Minuten im Vorfeld und erspart dir eine ganze Dynamik.

4. Und wenn du neu in einem Team bist dann hör zuerst einmal zu. Ohne Kenntnis der ungeschriebenen Regeln trifft auch die richtige Frage den falschen Punkt. Du weißt noch nicht wer sich wofür schon einmal die Finger verbrannt hat.

Zuhören ohne sich anzupassen

An dieser letzten Regel hängt allerdings eine Falle. Du sollst die Kultur kennenlernen bevor du sie befragst. Gleichzeitig darfst du nicht übernehmen was du dort vorfindest. In jedem Team gibt es gelebte Gewohnheiten die niemand gut findet und die trotzdem alle mittragen. Wenn du dich zu gründlich einfügst dann wirst du nach einem halben Jahr selbst ein Teil davon und merkst es nicht einmal. Der Weg dazwischen ist schmal und er lässt sich in einem Satz beschreiben. Du passt dich im Umgang an und nicht im Maßstab. Praktisch heißt das dass du den Ton und das Tempo und die Gepflogenheiten übernimmst. Deine Ansprüche an Klarheit und Verbindlichkeit behältst du.

Einfluss ohne Rolle

Viele Menschen übernehmen Verantwortung lange bevor sie eine Führungsrolle haben. Sie klären Zuständigkeiten und moderieren Konflikte und sorgen dafür dass Dinge rund laufen. Das ist wertvoll und es wird oft gar nicht als Führung erkannt weder von den anderen noch von ihnen selbst. Dabei gibt es eine Versuchung der du widerstehen solltest. Nämlich das Ganze verdeckt zu tun sodass niemand merkt dass du steuerst. Verdeckte Steuerung wirkt nur solange sie unbemerkt bleibt und wenn sie irgendwann auffliegt dann kostet sie genau das Vertrauen das sie vorher aufgebaut hat.

Die tragfähigere Variante ist unbeansprucht statt verdeckt. Du übernimmst Verantwortung ohne Autorität einzufordern. Du fragst offen und du klärst offen und du moderierst offen. Nur den Titel dafür verlangst du nicht. Das wirkt genauso gut und es hält der Entdeckung stand und du musst dich dabei nicht verstellen. Ich wünsche Dir viel Freude auf Deiner weiteren Reise.

Danke für Deine Zeit und bis bald,

Dein Florian 🌈